Políticas del servicio

OFIIN (Oficinas Inteligentes), es un establecimiento de comercio de FUENTES GLOBAL BUSINESS SAS con NIT: 900.059.101-5,  constituida legalmente ante la Cámara de Comercio de Bogotá D.C, en Diciembre de 2005. OFIIN fue creado para proveer servicios de Oficina Inteligente. El enfoque de nuestro servicio son las comunicaciones en la nube y otros servicios digitales. A continuación publicamos las políticas que rigen nuestro servicio:

1. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS:

• Dirección Comercial. El servicio consiste en asignar una dirección comercial de alguna de nuestras sedes, para que nuestro Cliente la  use como su domicilio comercial en la Cámara de Comercio, RUT, página web oficial, y demás medios digitales e impresos. El Cliente está autorizado a usarla mientras se encuentre activo con el servicio. La Dirección Comercial incluye recepción y notificación de correspondencia que debe ser tipo documentos, no se reciben: cajas, paquetes, mercancías o artículos de valor. La correspondencia debe venir marcada con el nombre del cliente. Si es una empresa debe indicar la razón social o de su Representante Legal. Nuestro personal de recepción notificara por email o whatsapp la recepción de documentos. Si el Cliente requiere el envío de documentos escaneados (cantidad moderada) a su email, nos debe autorizar la apertura del sobre.
• PBX en la Nube. Es un servicio de comunicación virtual que le permite al Cliente operar remotamente, es decir, podrá recibir las llamadas de su línea telefónica en cualquier parte de Colombia o el mundo. Cuando una persona lo llame a la línea telefónica asignada por nosotros, escuchara un saludo de bienvenida con un menú de opciones (IVR), al oprimir una de estas,  la llamada será direccionada a la linea móvil que nos ha indicado en la configuración. De esta manera quien lo llame nunca se enterara la ubicación desde donde contesta la llamada. El PBX en la Nube incluye: Número Telefónico de Bogotá, grabación de bienvenida (realizada por software), hasta 5 extensiones, IVR según el horario, 200 minutos para desvío a líneas móviles. Si el consumo de minutos es superior, el cliente podrá comprar saldo para direccionamientos, el valor del minuto será el vigente en el momento.
• Telefonía IP. Este servicio está asociado al PBX en la Nube y le permite tener números telefónicos virtuales de otras ciudades de Colombia y el mundo. Adicionalmente comprando saldo o crédito podrá realizar llamadas por internet a destinos nacionales e internacionales.
• Alquiler de Sala de Juntas. Nuestros clientes podrán alquilar nuestras salas de juntas por horas o comprar paquetes de 10 horas con descuento. Ningún plan incluye uso de sala de juntas. Las tarifas y su política de uso y/o alquiler serán las vigentes al momento de solicitar el servicio.
• Directorio web. Como valor agregado creamos el directorio empresarial: https://guiaempresarial.co para promover los productos y servicios de nuestros clientes. La publicación será GRATIS (por tiempo limitado). Conocer las ventaja de un directorio web….

2. TARIFAS Y DESCUENTOS. Las tarifas del servicio se encuentran publicadas en el siguiente enlace: https://www.ofiin.com/propuesta/oficinavirtualbogota.pdf. Otorgamos descuentos por pago anticipado así: Trimestral (10%), Semestral (20%). Solo aplica para el servicio de Dirección Comercial.  Si el plan incluye PBX en la Nube no habrá descuento por pago de meses anticipados, debido a que ya tiene el máximo descuento. El cliente puede cambiar su ciclo de facturación en cualquier momento.

3. PAGO DEL SERVICIO Y SUSPENSIÓN. El servicio se paga mes anticipado. Enviaremos la factura electrónica el primer día del mes, desde el email: facturación@ofiin.com (favor verificar su carpeta de SPAM), la cual deberá pagarse antes del día 5. El único medio de pago autorizado es PSE. En caso que el servicio incluya una línea telefónica o PBX en la Nube, serán suspendidos de no haber recibido el pago el día 10. Enviaremos un recordatorio de pago vía email o SMS con anterioridad.

4. MORA. Si el Cliente no ha pagado la factura al último día “hábil” del mes de servicio prestado, se emitirá una nota crédito, la cual recibirá por email. Para continuar con el servicio se debe pagar el mes en mora y el siguiente, posterior a ello emitiremos la factura.

5. PERMANENCIA. No hay permanencia obligatoria. Nuestros clientes podrán cancelar el servicio sin penalidad alguna cuando ya no lo requieran, o si OFIIN no les provee un servicio de calidad. De esta manera nos obligamos a prestar el mejor servicio posible. Deseamos que nuestros clientes estén vinculados por un buen servicio y no por cumplir un contrato.

6. FUERZA MAYOR. Por motivos de fuerza mayor o imprevisión y dependiendo las circunstancias, podremos hacer los cambios necesarios para garantizar la prestación del servicio y/o garantizar nuestra continuidad como empresa. Todo cambio que impacte a nuestros clientes serán notificados con antelación a través del email de contacto.

7. CANCELACIÓN DEL SERVICIO. Nuestras clientes podrán cancelar el servicio en cualquier momento y por las siguientes razones: no estar de acuerdo con nuestras políticas, no recibir un buen servicio, el servicio no era el esperado, o no necesitarlo más. El proceso para cancelar el servicio y no generar más facturas es notificarlo al siguiente email: contacto@ofiin.com, faltando 15 dias para terminar el mes.  Adicionalmente se debe adjuntar el certificado de Cámara de Comercio y RUT actualizados donde se evidencie que no se encuentra nuestra  dirección. Por otro lado, OFIIN podrá cancelar el servicio bajo las siguientes circunstancias:

1. Cuando no se pague la factura del servicio dentro del mismo mes.
2. Cuando detectemos actividades sospechosas por parte de nuestros clientes que ponga en riesgo nuestra empresa o instalaciones.
3. Cuando EL CLIENTE se encuentre en algún listado sancionatorio como la lista Clinton, OFAC o similar.
4. Por otras razones asociadas a un mal comportamiento de nuestro cliente o sus visitantes,  ejemplo: hacer comentarios denigrantes o desprestigiantes de nuestra empresa, realizar escándalos dentro de nuestras instalaciones, tener un mal trato con nuestro personal o violar alguna de nuestras prohibiciones descritas mas adelante.
5. Por motivos de fuerza mayor o imprevisión que no nos sea posible proveer mas el servicio.

8. USO ILEGAL. Toda aquella persona natural o jurídica que use nuestra dirección comercial sin autorización en: entidades publicas, privadas, medios impresos o digitales, estará sujeto a nuestra política de uso ilegal, esto incluye quienes fueron clientes y han seguido usando nuestra dirección comercial sin pagar por el servicio. Nuestras acciones contemplan: a) Se hará anuncio publico en la página web: https://www.ofiin.com/uso-ilegal, b) Se notificara a la administración del edificio, c) Se enviara notificación escrita a la Camara de Comercio y DIAN informando el uso sin autorización de nuestra dirección, en caso que detectemos que nuestra dirección aún se encuentra en el certificado de Camara de Comercio y/o RUT.

9. ATENCIÓN DE VISITANTES. Cuando algún visitante llegue repentinamente a la recepción del edificio preguntando por nuestro cliente, se le informará que no se encuentra, le solicitaremos que deje un mensaje para transmitírselo. Cualquier solicitud de información adicional por parte del visitante nuestro personal de recepción le informara que no esta autorizado(a) para darle más información. En caso de presión por parte del visitante y/o  dependiendo las circunstancias informaremos que nuestra empresa OFIIN le provee un servicio de Oficina Virtual a la persona natural o jurídica que esta buscando.

10. PROHIBICIONES. Debido a nuestro modelo de negocio, algunas personas mal intencionadas podrían usar nuestras instalaciones para desarrollar actividades ilícitas. Por tal motivo están prohibidas las siguientes conductas:

1. Indicar a sus clientes o terceros que la oficina de OFIIN les pertenece o que nuestro personal de recepción hace parte de su equipo de trabajo.
2. Usar nuestras instalaciones como fachada, con el propósito de recaudar dinero, recibir vehículos u otros bienes de valor, ofrecer productos y/o servicios que no entregaran, en general cualquier tipo de engaño el cual se desarrolle en nuestras instalaciones.
3. Usar nuestra dirección comercial sin autorización. Si está en proceso de tomar el servicio debe enviar los documentos para su análisis y aprobación, posterior a ello debe realizar el pago y firmar el contrato de servicio. Antes de este proceso se prohibe el uso de nuestra comercial.
4. Enviar paquetes, mercancía, o artículos de valor como correspondencia. Estos no se recibirán y serán devueltos.
5. Se prohibe registrar nuestra dirección como un establecimiento de comercio ante la DIAN y Cámara de Comercio. Nuestra dirección solo la podrá usar como dirección comercial.

11. NOTIFICACIONES. Toda solicitud, consulta, o reclamo acerca del servicio debe ser tramitado a través de nuestra página de contacto: https://www.ofiin.com/contacto. No se procesara por otro medio.